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Mis 5 truquitos para aumentar la productividad en la oficina.

Pautas para ser productivo.

La productividad es una de las asignaturas pendientes de la mayoría de los trabajadores. Somos capaces de gritar a los cuatro vientos “he estado 10 horas trabajando” pero incapaces de analizar el trabajo realizado en esas horas… entender que se podía haber hecho en menos, eliminando las horas extras que entorpecen la conciliación familiar y el ocio, o haber realizado más tareas en esas mismas horas.

Trabajar más horas no siempre se traduce en ser más productivo.

En mi actividad tengo que diferenciar entre dos líneas de trabajo que se complementan ineludiblemente, que requieren diferentes métodos para aumentar la productividad, y que se roban tiempo la una a la otra sin ningún tipo de piedad, por lo que conviene, o es obligado más bien, aplicar pautas que me permitan aprovechar más el tiempo. Estas dos facetas a las que me refiero como agente comercial son:

    1. Trabajo de calle, visitas, prospección, presentaciones, citas concertadas, puerta fría, etc…
    2. Tareas de oficina, elaboración de presupuestos, preparación de viajes, llamadas de control, etc…

Yo defino a esto el YIN y el YAN del agente comercial. Una parte, en mi caso se retroalimenta de la otra, y no pueden existir por separado… pero repito, se roban tiempo, mucho tiempo!

Mis trucos para ser más productivo cuando hago trabajo de oficina.

el reloj manda en tu productividadLa importancia de la metodología productiva en las tareas de despacho es clave en el posterior trabajo de calle, facilita las cosas y permite maximizar los recursos económicos y el tiempo de los viajes y reuniones por lo que intento usar unos truquitos que a mí me van muy bien cuando estoy delante del ordenador. De lo contrario puedes caer en una desmotivación al ver que no avanzas, e una crispación o frustración al ver que las cosas no salen adelante y esto puede desembocar en una crisis de resultados.

1. LAS TAREAS CORTAS VAN PRIMERO

Una de las cosas más efectivas para ver que mi lista de tareas baja a buen ritmo es deshacerme lo antes posible de las cosas que sé que me llevan menos de 5-10 minutos. Es fundamental, por ejemplo contestar a los emails, o hacer una valoración de precio express, antes de ponerme a realizar un presupuesto que me puede llevar horas. El motivo es sencillo, mentalmente me siento mejor viendo como en la primera hora de trabajo me he quitado de en medio un gran numero de tareas pendientes, y me permite centrarme con calma en aquellas que son largas y requieren más concentración, si lo hago al revés, a media mañana mi sensación es que tengo todo por hacer y esto puede penalizarme en el desarrollo del trabajo.

2. CREA TU LISTA DE TAREAS y si puedes la noche antes

Una de las peores cosas que me pueden pasar, y a veces me pasa, es llegar a mi mesa de trabajo y formularme una pregunta de este tipo ¿Por donde empiezo? ¿Qué tenía que hacer hoy? ¿Qué tarea es la más urgente? Organizar el coco a veces lleva tiempo y conviene que nos lo pongamos fácil para entrar en materia lo antes posible. Mi recomendación es sentarse y ya tener la lista de tareas hecha. Un cuaderno con una serie de puntos, organizados por tareas sencillas y rápidas (las de punto anterior) y de otras con más peso ordenadas por relevancia si puede ser. Para mí es fundamental hacer la lista el día antes, y cuando puedo a última hora, me permite arrastrar las tareas no acabadas de ese mismo día y planificar las del día siguiente. Llegar a tu mesa y saber perfectamente por donde tienes que empezar es algo que te mete en materia desde el minuto 1, y agiliza la mañana.

3. AGRUPAR LAS LLAMADAS

reloj productividadDurante el día, se van a suceder infinitas interrupciones a mi trabajo, de eso soy totalmente consciente, llamadas de clientes, de compañeros, correos entrantes, etc… Es un factor que no puedo controlar, pero las llamadas salientes, para mí es imprescindible condensarlas en uno o varios bloques a lo largo del día. Respeto si tengo alguna hora estipulada con algún cliente pero a ser posible dentro de esos huecos dedicados a llamar. Cuaderno y boli, y una por una hasta terminar la ronda. No me gusta interrumpirme continuamente para hacer una llamada cada cierto tiempo porque me desconcentra de las demás tareas y como nunca sé cuanto me va a llevar cada una de ellas, evito las perdidas de ritmo mientras trato de cumplir mi lista de cometidos.

4. MOMENTOS FIREWALL PERSONAL

A veces tengo que empezar y acabar de forma indiscutible una tarea, y lo mejor para esto es prevenirse de las interrupciones, estar delante del ordenador con posibles notificaciones (correo, perfiles sociales, otros documentos abiertos…) con muchas sanguijuelas que te chupan la atención. Por mi costumbre, suelo tener demasiadas ventanas abiertas, mi consejo, que cuando lo cumplo funciona… Todo cerrado! Sólo abierta la aplicación que estés usando para elaborar tu tarea. Pero este firewall personal requiere de otro difícil mandato, el teléfono es un elemento que a la vez es un aliado y un enemigo de la productividad, que pasa muy rápidamente de un bando a otro, y en este caso puede ser un mal compañero durante un rato, mientras desarrollo esa actividad. Pero basta con ser consciente de que al teléfono le mando yo y no él a mí, no soy su esclavo y puedo ponerle en silencio y boca abajo, y atender un poco más tarde aquellas posibles llamadas o mensajes que me lleguen. Crear esta “burbuja” me permite focalizar la mente y desarrollar más rápido y más eficientemente mi cometido.

5. UN DESCANSITO CADA CIERTO TIEMPO AYUDA A TU PRODUCTIVIDAD

Es imprescindible para mí poder descansar cada cierto tiempo, más o menos definido, realizar un pequeño parón y salir del espacio de trabajo a ser posible, estiro las piernas, bebo agua… No es necesario mucho tiempo, con 5 minutos me suele bastar, e intento que sea cada 45-60 minutos. Esta práctica me libera un poco de la continuidad, activa el cuerpo, permite la hidratación si bebo algo y me resulta fundamental para una jornada de trabajo sentado en frente de la pantallita. Es recomendable tener una alarma para no estar pendiente del reloj, y conviene manejar los tiempos en función de la “inspiración” que tengamos en la tarea que nos ocupa, no dejar cosas a medias si estamos centrados en ello, esperar a finalizar la tarea, o forzarnos a ese descanso si el atasco es importante, y al volver, seguir con la misma tarea o ponerse con otra si no requiere más urgencia la primera. A mi me funciona muy bien, y en absoluto se pierde el tiempo, permite que el tiempo que dedicas al trabajo sea más provechoso.

En definitiva estas son unas normas que yo intento cumplir, y que no siempre hago, pero que tengo comprobado que me permiten trabajar mejor, cansarme menos y llevar a cabo más tareas en el mismo tiempo… supongo que cada cual tendrá sus trucos, pero es importante generar unas pautas y una metodología. La competitividad existente exige aumentar la productividad al máximo, pero también es importante la gestión global de tiempo y que no debamos invertir más horas de las necesarias en el trabajo eliminando tiempo de ocio o familia. Por eso hay que preocuparse de aprovechar bien cada minuto.

¿Te has preguntado si eres realmente productivo?
¿Qué trucos o pautas tenéis para el aumento de vuestra productividad?

Espero vuestros comentarios y vuestros consejos. Quizá aparezcan cosas que pueda usar y bienvenidos sean los consejos.

Un saludo y gracias por leerme.

@SantiGonFe

Si te ha parecido interesante, quizá también te interese leer

“Las Quimeras de la diferenciación” – 2013

“5 cosas que me ha contado una cápsula Nespresso que debo aplicar en mi Pyme” – 2012

imágenes: www.freedigitalphotos.net
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2 comentarios sobre “Mis 5 truquitos para aumentar la productividad en la oficina.

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